A Cultura de melhoria é dificilmente negada pelas organizações. Líderes, em geral, assumem a necessidade adaptar-se ao mercado e aos clientes. Mas será que seus processos foram desenhados para mudanças?
Promover mudanças nunca foi tarefa fácil. Existem muitas razões para essa dificuldade. Uma delas é conseguir identificar os processos que precisam ser mais ágeis.
Outra razão é concentrar-se em pequenas melhorias de processos estruturados, enquanto a grande oportunidade de diferenciação está no trabalho intensivo em conhecimento.
Ter a visão de que a melhoria não é um evento, e sim um hábito, é fundamental para não criar barreiras humanas à transformação de processos. Deve haver um esforço contínuo para planejar, fazer, avaliar e aperfeiçoar.
E isso nada mais é do que aplicar uma metodologia muito eficaz utilizada no gerenciamento por processos, o PDCA.
O que é o PDCA
O PDCA é um conceito idealizado pelo americano Walter Andrew Shewhart e popularizado por William Edwards Deming. São as inicias em inglês das palavras:
- Plan (planejar)
- Do (fazer)
- Check (verificar)
- Action (Agir)
Trata-se de um ciclo contínuo. Cada vez que aplicado, estuda-se como melhorar os processos executados, e retorna-se ao seu início. Vejamos as quatro etapas.
Plan (planejar)
Na primeira etapa, analisam-se os problemas a serem resolvidos. Para nortear a análise, são feitas as perguntas:
- Como está?
- Como deve ser?
- O que ocorreu? (Há falhas e problemas no processo?)
- Como/Por que ocorreu?
- Onde queremos chegar? (Criar indicadores e metas)
- O que temos de fazer?/Como fazer com qualidade? (Criar um plano de ação)
Um planejamento bem elaborado impede falhas futuras e possibilita ganho de tempo, por isso é essencial. A missão, a visão e os valores da empresa devem ser levados em conta.
Do (Fazer)
Nessa etapa, coloca-se em prática o plano de ação elaborado na fase anterior. São essenciais os talentos, as habilidades e o treinamento dos envolvidos no processo. Sem o devido treinamento, a execução do PDCA pode ficar comprometida.
Ocorre, também, a coleta de dados para a próxima etapa.
É importante definir padrões que possam ser alcançados. A perfeição não é o alvo, mas o que pode ser feito na prática.
Check (Verificar)
Esse é o momento de analisar os indicadores, avaliar se o problema foi resolvido, identificar possíveis brechas no projeto, verificar se o padrão está sendo obedecido.
Action (Agir)
É hora de agir com assertividade, criando ações preventivas e corretivas. Para as inconformidades, proposição de melhorias. Para as soluções que se mostraram adequadas, repetição.
Ao término da quarta etapa, recomenda-se o reinício do ciclo. O PDCA é um ciclo de melhoria contínua, por isso não deve ser aplicado uma só vez e esquecido.
Ao aplicar o PDCA, tenha em mente
- Não tenha pressa em executar as etapas. Gaste o tempo necessário em cada uma delas.
- Uma etapa mal executada pode comprometer todo o estudo. Então, faça cada etapa com excelência.
- A primeira fase deve ser exaustiva. Só passe para a etapa Fazer depois de estar certo de que se dedicou ao máximo à fase Planejar.
Já que a melhoria contínua é um hábito das organizações que se despontam no mundo dos negócios, não dê espaço à concorrência. Trilhe uma jornada de excelência e leve sua empresa à posição que você deseja!
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Por Luana Cimatti